Warum dein Unternehmen einen Tool-Owner haben sollte!

Mal ehrlich, wir kennen diese Situation: Im Unternehmen soll ein neues Software-Tool eingeführt werden, damit gewisse Anforderungen, die aus den Fachbereichen kommen, adressiert werden können. Nach anfänglicher Euphorie eine Lösung gefunden zu haben, wird das Tool irgendwann nicht mehr genutzt und kaum jemand weiß noch, dass dafür monatliche Kosten anfallen. In diesem Artikel möchte ich die Rolle des Tool-Owners vorstellen und aufzeigen, wie sie helfen kann, Tools effektiv zu nutzen und Potenziale beim Einsatz von Software-Tools zu heben.

Welches Problem löst ein Tool-Owner?

Das in der Einleitung beschrieben Szenario ist natürlich sehr drastisch, aber kommt durchaus vor. Uns begegnet ein viel häufigeres Szenario. Ein Tool (zum Beispiel im Marketing oder HR) wird eingeführt, aber nur ein Bruchteil des Funktionsumfangs wird genutzt. Wir haben im übertragenen Sinn einen Ferrari vor Tür, fahren damit aber nur zum Bäcker um die Ecke und eine Formel 1 Lizenz besitzt unser Fahrer auch nicht. Es wird viel Geld ausgegeben, das mögliche Potenzial bleibt jedoch ungenutzt.

Der Grund dafür liegt häufig darin, dass es niemanden in der Organisation gibt, der oder die sich vollumfänglich mit den Möglichkeiten und Features einer Software auskennt. Damit weiß auch niemand genau, welche Prozesse vereinfacht oder automatisiert werden können, welche weiteren Einsatzmöglichkeiten es zusätzlich zum Primärnutzen gibt oder ob das Werkzeug der Wahl überhaupt richtig eingesetzt wird.

Was macht ein Tool-Owner?

Abhilfe kann hier ein Tool-Owner schaffen. Er oder sie ist unser Werksfahrer im Ferrari und kennt die Funktionen eines Programms in- und auswendig. Die Person ist Ansprechpartner*in und Trainer*in für Kollegen und Vorgesetzte, wenn es um die Nutzung des eingesetzten Tools geht. Zudem kennt sie nicht nur die Benutzung des Tools aus Anwenderperspektive, sondern auch die möglichen Schnittstellen zu anderen Systemen und weiß somit, wie ihr Unternehmen maximal von der Software profitieren kann.

Ein Tool-Owner…

Führt Schulungen für Mitarbeiter und Kollegen durch
Kennt den Einsatzzweck im Unternehmen
Kennt die Schnittstellen zu anderen Systemen
Verantwortet die bestmögliche Integration des Tools in betriebliche Abläufe und Prozesse
Leitet Einsatzzwecke ab, die über den Primärzweck hinausgehen

Der Tool-Owner am Beispiel Slack

Der primäre Einsatzzweck des Team Chat Tools ist die Kommunikation zwischen Mitarbeitern; also Nachrichten schreiben, Video-Telefonie und vielleicht File-Sharing. Allerdings bietet Slack eine Reihe weiterer Einsatzzwecke, zum Beispiel die Benachrichtigung von Mitarbeitern oder sogar die Organisation von Daily SCRUM Meetings. Dafür muss man sich mit den Integrationen, die Slack zu anderen Systemen mitbringt, dem Slack-Bot und Slack Webhooks auseinandersetzen. Dann sind Umfragen in Slack-Channels oder das Auslösen einer Pizzabestellung möglich.

D.h. durch die Erweiterung des Primäreinsatzwecks und durch Verknüpfung von existierenden Tools kannst du mit einem neuen Tool mehr Use-Cases begegnen und Prozesse beschleunigen oder vereinfachen.

Wie installiere ich einen Tool-Owner in meinem Unternehmen?

Zunächst muss ein*e Mitarbeiter*in für die Rolle ermittelt werden. Dieser Person müssen entsprechende Freiräume und Befugnisse gewährt werden, um die Rolle erfüllen zu können. Die Person ist Treiber und Initiator bei der Einführung und Nutzung des Tools im Unternehmen.

Dazu benötigt der Tool-Owner…

Zeit, um das Tool kennenzulernen
Schulungen oder Trainings durch den Anbieter oder anderes Schulungsmaterial (z.B. Udemy)
Austausch mit den Abteilungen innerhalb eines Unternehmens, um die maximale Nutzbarkeit zu ermitteln
Bereitstellung von Entwickler-Ressourcen für die technische Integration in die vorhandene Systemlandschaft

Warum hat nicht jede Organisation bereits einen Tool-Owner?

Häufig gibt es die Meinung oder Haltung, dass sich mit dem Erwerb einer Software das Problem, welches die Software lösen soll, von alleine löst. Es wird also gar nicht die Notwendigkeit einer solchen Rolle erkannt. Dem muss ich allerdings aus bereits genannten Gründen widersprechen.

Hat man sich dazu entschlossen einen Tool-Owner zu ermitteln, lastet im nächsten Schritt eine große Verantwortung auf dieser Person. Um die Rolle idealtypisch auszufüllen, braucht die Person zum einen bestimmte Fähigkeiten, zum anderen muss das Unternehmen die notwendigen Voraussetzungen liefern.

Ein Tool-Owner sollte…

Unternehmerisch Denken, um Potentiale bewerten zu können
Tech-Kompetenz haben, um Einsatzmöglichkeiten zwischen bestehenden Systemen im Unternehmen wirklich einschätzen zu können
Grundsätzlich Lust an Neuem haben

Gerade die ersten beiden Punkte sind leider immer noch oft Spezial-Disziplinen, die man bei Fachkarrieristen*innen nicht findet. Hier liegt es am Unternehmen, entsprechendes Wissen in der Breite der Belegschaft zu vermitteln und eine Kultur zu etablieren, die diese Kompetenzen fördert. Ebenso ist es an dem Unternehmen, dem Tool-Owner durch die Bereitstellung qualifizierter Sparringspartner zur Ausübung seiner Rolle zu befähigen.

Ein Unternehmen sollte…

Unternehmensprozesse transparent gestalten, sodass das Einsatzpotential von Tools ermittelbar ist
Verständnis für die Wichtigkeit der Tool-Owner Rolle im Management aufbringen
Den Tool-Owner von einem Teil seiner ursprünglichen Aufgaben entbinden, um die Rolle sinnvoll einnehmen zu können
Die „Das machen irgendwie nebenbei“ Mentalität ablegen
Ablehnung gegenüber Neuerungen im Unternehmen bei Mitarbeitern*innen abbauen

Schlusswort

In diesem Artikel habe ich einen Weg aufgezeigt, wie eine wertstiftende und angemessene Einführung von Software-Tools in Unternehmen umsetzbar ist. Die Rolle ermöglicht, ungenutztes Potenzial beim Einsatz neuer Software-Tools zu heben.

Häufig ist dafür technisches Know-How unerlässlich, um eine fundierte Bewertung für die Einsatzmöglichkeiten abgeben zu können. Das bedeutet, dieses technische Grundverständnis moderner Software-Tools (z.B. Client-Server Kommunikation, REST API, Webhooks, …) darf nicht nur in der Entwicklungsabteilung vorhanden sein, sondern muss fachübergreifend gegeben sein und gefördert werden. Die Digitalisierung lässt grüßen.

Mein Appell: Gebt den Tools, die ihr nutzt, die entsprechende Bedeutung und Priorität. Seht sie nicht als lästiges Übel, sondern als Chance euer Unternehmen effizienter zu organisieren.

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21.10.2020 Sebastian Wendrich

HR Tools Unternehmensorganisation